每次開會搶會議室很麻煩?會議預(yù)約管理系統(tǒng)幫企業(yè)規(guī)范化

　　在日常中，傳統(tǒng)會議室的預(yù)訂都需要人員到人事部或行政部進(jìn)行人工填寫預(yù)訂，依靠過時的手工方法預(yù)訂會議。會議預(yù)約管理系統(tǒng)可隨時了解每間會議室當(dāng)前資源狀態(tài)和預(yù)約情況，并可視化預(yù)約會議室，添加與會人員和會議資料。預(yù)約成功后，系統(tǒng)會自動發(fā)郵件通知到所有與會人員，同時將預(yù)約情況更新到會議室門口的顯示屏幕上。不僅能夠提高會議室使用率，優(yōu)化會議流程，節(jié)省會議組織者和與會者的時間。

　　會議預(yù)約管理系統(tǒng)的功能：

　　分屏播放：可將屏幕劃分若干播放獨立區(qū)域，如會議室使用狀態(tài)或當(dāng)前會議信息內(nèi)容、滾動字幕區(qū)、時鐘區(qū)、功能區(qū)等，充分利用屏幕空間。

　　會議預(yù)定：會議預(yù)定可以提供預(yù)訂、取消、變更會議室，并且通過圖表的形式去表現(xiàn)會議室的空閑和占用時段。 可選擇添加管理與會人員，會議通知支持短信、郵件、微信推送等多種方式; 可添加會議備注、上傳會議資料等會議信息，并可以下載、在線查看。

　　會議查詢：會議召開者能夠明確看到自己當(dāng)前組織的所有會議信息，可以根據(jù)會議主題、會議描述、會議組織者進(jìn)行模糊查詢;對分組、時間進(jìn)行篩選;同時還提供了高級搜索，通過會議、會議室、會議分組、會議時間、狀態(tài)、來源進(jìn)行更為精確的查詢功能。同時可以顯示當(dāng)前列表中選中會議的詳細(xì)信息。方便查看以往的會議相關(guān)信息。

　　會議室管理：會議室管理是以會議室為視角將與會議室相關(guān)的工作進(jìn)行統(tǒng)一整合，為會議的召開提前做好準(zhǔn)備。包括：會議室臺帳管理、會議室分組管理、會議室占用管理、會議室設(shè)備管理、會議室預(yù)留、會議室審批、會議室設(shè)備檢修管理。

　　統(tǒng)計查詢：報表功能可以幫助企業(yè)分析會議室的占用情況、時長、會議室內(nèi)系統(tǒng)的使用情況等，根據(jù)信息提出更利于本公司使用的會議室解決方案。更好地服務(wù)于企業(yè)員工的工作，如可以對后期維修提供參考時間避開會議高峰，為企業(yè)日后的會議室規(guī)劃提供事實依據(jù)。

　　門禁管理：會議室預(yù)訂系統(tǒng)+智慧電子門牌顯示終端，可實現(xiàn)對門禁的管理。支持人臉識別、動態(tài)密碼、刷卡等多種開門方式。在會議期間或會議的非開放時段，對門禁進(jìn)行管理，防止隨意霸占會議室或在開會期間有人開門打斷會議進(jìn)程。

　　會議預(yù)約管理系統(tǒng)的優(yōu)勢：

　　一、提高會議室利用率

　　在任何給定時間，工作場所都可能有大量未使用的會議室。會議預(yù)約管理系統(tǒng)軟件有助于查明哪些房間未被充分利用，使企業(yè)能夠擺脫過多的辦公場所并重新分配資源。

　　二、節(jié)約企業(yè)成本

　　當(dāng)員工每周只使用該會議室兩次時，就會增加很多不必要的成本。使用會議室管理軟件，您可以更好地優(yōu)先考慮如何使用這些會議室來節(jié)省開支。例如，您可以簡單地讓這些員工在他們在辦公室工作的日子預(yù)訂一個非專用辦公場所。

　　三、團(tuán)隊之間更好的協(xié)作

　　有效的會議室管理需要數(shù)據(jù)。但是，當(dāng)這些數(shù)據(jù)分布在不同的地方時，特定部門內(nèi)的通信可能會變得孤立，重要信息很容易漏掉。會議室管理軟件可在整個組織中提供相關(guān)數(shù)據(jù)，使設(shè)施管理人員能夠輕松監(jiān)控會議室使用情況并根據(jù)需要實施措施。

　　四、實時會議室管理指標(biāo)

　　工作場所的更高透明度轉(zhuǎn)化為更好的溝通和更高的員工滿意度。會議室預(yù)約管理軟件的優(yōu)點在于您可以訪問定義明確的實時指標(biāo)，例如會議室容納人數(shù)、會議室使用狀態(tài)和會議室配備設(shè)施的運營成本。通過分解這些不同的指標(biāo)，企業(yè)可以確定如何改進(jìn)其會議室管理的解決方案。

　　會議預(yù)約系統(tǒng)的應(yīng)用有利于企業(yè)單位多方面服務(wù)創(chuàng)新，有效擴展服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，從而最大程度提升司法部門服務(wù)水平。想了解更多會議預(yù)約系統(tǒng)功能作用，可以咨詢朗歌商顯，為你提供全方位會議預(yù)約管理解決方案。